Cómo contabilizar nóminas y seguros sociales

Todas las empresas que tengan empleados contratados deberán contabilizar sus nóminas cada mes junto a los seguros sociales. En este artículo vamos a analizar cuáles son los asientos que reflejan el gasto en personal y las cuantías destinadas a la seguridad social. También veremos cómo contabilizar una nómina real.

Cuentas que intervienen en la contabilidad de nóminas

  • Sueldos y Salarios (640). El sueldo que el empleado cobra por realizar su trabajo.
  • Indemnizaciones (641). En esta cuenta se incluyen las indemnizaciones por despido y jubilaciones anticipadas.
  • Seguridad social a cargo de la empresa (642). Las cuantías que la empresa paga a los organismos de la Seguridad Social. En esta cuenta se incluyen solo las cuantías que le corresponde a la empresa.
  • Otros gastos sociales (649). Aquí incluimos los gastos de la empresa que benefician a los trabajadores tales como el pago de un curso de formación.
  • Organismos de la Seguridad Social, acreedores (476). Cuantía que la empresa debe a la Seguridad Social y está pendiente de pago.
  • Organismos de la Seguridad Social, deudores (471). Importe que la Seguridad Social debe a la empresa y aún no ha hecho efectivo.
  • Anticipo de remuneraciones (460). Contiene la cantidad que se le entrega al trabajador en concepto de anticipo de su sueldo. Cuando la entrega paga el anticipo esta cuenta se carga, y se abonará cuando se cancele el anticipo en la siguiente nómina.
  • Remuneraciones pendientes de pago (465). Cuantías de nóminas e indemnizaciones a las que tienen derecho los trabajadores pero la empresa no ha abonado todavía.
  • Hacienda Pública, acreedora por retenciones practicadas (4751). Del sueldo que un trabajador percibe (sueldo bruto) hay que descontar unas cantidades en concepto de retención de IRPF que la empresa paga a la Agencia Tributaria en nombre del trabajador.
  • Bancos (572) y Caja (570). En dichas cuentas la empresa contabiliza los importes que el trabajador percibe una vez descontados los impuestos. La cuantía que el trabajador recibe realmente en su cuenta se le conoce también como importe líquido o salario neto.
De la cuantía que se abona a la Seguridad Social debemos distinguir dos importes: una cantidad a cargo de la empresa y otra a cargo del trabajador. Veremos más sobre esto en el ejemplo de la nómina.

La contabilización de las nóminas y seguros sociales se puede realizar en un asiento contable o en dos anotaciones. Normalmente se realizan de una vez porque ahorra tiempo y ambos conceptos se originan a la vez.

En los siguientes apartados vamos a ver cómo se registran individualmente cada concepto por separado y luego veremos un ejemplo real del registro de una nómina.

Contabilizar la nómina del trabajador asalariado

debehaber
Sueldos y salarios (640)aOrganismos Seg. Soc. acreedores (476)
H.P. acreedora por retenciones practicadas (4751)
Bancos (572)
Remuneraciones pendientes de pago (465)

La cuenta sueldos y salarios registra el salario bruto de los trabajadores. El salario bruto se desglosa en los diferentes conceptos como son el salario neto (lo que el trabajador/a percibe realmente en su cuenta bancaria) más las retenciones y demás impuestos. Lo veremos más detenidamente en el ejemplo real de una nómina más adelante.

Si cuando se contabilizan las nóminas los trabajadores aún no han recibido su salario, utilizamos la cuenta remuneraciones pendientes de pago. Si por el contrario, las nóminas se han abonado a los trabajadores, registramos este pago en la cuenta de bancos o de tesorería que corresponda.

En la cuenta Organismos de la Seguridad Social, acreedores se contabiliza la llamada cuota obrera. Aquí se incluyen los conceptos de cotización por contingencias comunes, cotización a la formación y cotización desempleo que aparecen desglosados en la nómina.

Contabilizar los seguros sociales

debehaber
Seguridad Social a cargo de la empresa (642)
Organismos de la Seg. Soc. deudores (471)aOrganismos de la Seg. Soc. acreedores (476)

La cuenta Seguridad Social a cargo de la empresa se incluye el importe que la empresa paga en concepto de cotizaciones a la Seguridad Social en nombre de los trabajadores que tiene a su cargo.

En la cuenta Organismos de la Seguridad Social, deudores se incluye el derecho de cobro que la empresa tiene por haber haber realizado pagos a la Seguridad social en nombre de sus trabajadores.

La cuenta organismos de la Seguridad Social, acreedores registra los importes que la empresa debe a la Seguridad Social y aún no ha hecho efectivos.

Asiento de nómina y seguros todo en uno

debehaber
Sueldos y salarios (640)aOrganismos S.S. acreedores (476)
S.S. a cargo de la empresa (642)H.P. acreedora por retenciones practicadas (4751)
Remuneraciones pendientes de pago (465)

La cuenta remuneraciones pendientes de pago se usa únicamente en caso de que en el momento de contabilizar las nóminas, el importe de las mismas no se les abone a los empleados.

Contabilizar una nómina real

En el siguiente ejemplo vamos a contabilizar una nómina real, desglosando los diferentes conceptos que aparecen en ella. Es la mejor forma de entender esta casuística.

Contabilizar una nómina real
Ejemplo de nómina con las cuentas contables a usar.

El TOTAL DEVENGADO de la nómina es el importe que incluimos en la cuenta 640 sueldos y salarios. Es el salario bruto, sin descontar impuestos (1.475 €). Esta cuantía es el gasto total de la empresa en concepto de nóminas.

El LÍQUIDO A PERCIBIR de la nómina es el importe que los trabajadores reciben en su cuenta bancaria, por lo que la empresa lo contabiliza como una salida de dinero en su cuenta de Bancos. En este ejemplo es de 1.230,88 €. Si los trabajadores todavía no han cobrado, este importe se lleve en su lugar a la cuenta 465 remuneraciones pendientes de pago.

La suma de las COTIZACIONES POR CONTINGENCIAS COMUNES, FORMACIÓN Y EMPLEO se contabiliza en la cuenta 476 Organismos de la Seguridad Social, acreedores. (69,33 + 1,48 + 22,86 = 93,67). Este importe es conocido como la cuota obrera o las cotizaciones del trabajador.

La TRIBUTACIÓN I.R.P.F. son retenciones que Hacienda nos practica y que la empresa debe realizar en nombre de su trabajador. Por tanto, se contabiliza en la cuenta 4751 Hacienda Pública, acreedora por retenciones practicadas.

El asiento contable quedaría de la siguiente forma:

cuentadebehaber
Sueldos y salarios (640)1.475
Remuneraciones pendientes de pago (465)1.230,88
Organismos S.S. acreedores (476)93,67
H.P. acreedora por retenciones (4751)150,45

Hasta aquí la contabilización de la nómina. Nos faltaría contabilizar el gasto en seguros sociales correspondientes al mismo mes, para lo cual necesitamos el documento TC1 de la Seguridad Social en el que aparece la liquidación por cotizaciones.

contabilizar seguros sociales
TC1 de la Seguridad Social

El importe a incluir en la cuenta 642 Seguridad Social a cargo de la empresa vendría determinado por la diferencia entre el importe total del TC1 y las cotizaciones del trabajador que ya contabilizamos con la nómina.

Recordemos que la cuota obrera era de 96.67 € y supongamos que el importe total a ingresar según el TC1 es de 500 €. La diferencia (403,33 €) es el importe a contabilizar :

cuentadebehaber
Seguridad Social a cargo de la empresa (642)403,33
Organismos de la Seguridad Social, acreedores (476)403,33

Tanto la nómina como el seguro social los podemos contabilizar en un único asiento contable, uniendo todos los conceptos que hemos visto. Si lo hacemos de esta forma, hay que tener especial cuidado en el importe de la cuenta 476 Organismos de la Seguridad Social, acreedores en el que incluimos la Seguridad Social a cargo de la empresa y la Seguridad Social a cargo del trabajador: 403,33 + 93,67 = 497 €

cuentadebehaber
Sueldos y salarios (640)1.475
Seguridad Social a cargo de la empresa (642)403,33
Organismos S.S. acreedores (476)497
H.P. acreedora por retenciones (4751)150,45
Remuneraciones pendientes de pago (465)1.230,88

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