Claves de la Contabilidad Hotelera

Debido a los servicios que proporcionan las empresas turísticas, la contabilidad hotelera tiene muchos elementos que se diferencian de otro tipo de empresas y que condicionan la manera de elaborar sus registros contables.

Características de la contabilidad hotelera

Los Ingresos en el sector hotelero

En primer lugar, la mayoría de hoteles y agencias de viajes no almacenan la producción sino que se dedican a la prestación de servicios a sus clientes en lugar de vender productos.

Por tanto, sus ingresos principales provienen de lo que facturan a sus clientes en conceptos de alojamiento, restaurante, bar, etc.

Los ingresos secundarios complementan la actividad principal del hotel y representan por consiguiente un volumen inferior en su cifra de negocios. Podemos destacar los ingresos por el uso del teléfono, lavandería, parking, instalaciones deportivas o gimnasio.

Otro tipo de ingresos que perciben las empresas hoteleras son los procedentes de arrendamientos, ya sean por tiendas ubicadas dentro del establecimiento hotelero o a los clientes que alquilan salas para celebrar congresos, seminarios y similares.

En el caso de una cadena hotelera que gestiona o franquicie a otra obtendría también ingresos procedentes por estos contratos de gestión o por contrato de franquicia.

En muchas ocasiones las agencias de viajes intermedian entre el hotel y el cliente. Pueden darse dos circunstancias:

  1. Que el hotel cobre directamente al viajero que ha reservado previamente a la agencia de viajes. En este caso, la agencia tendrá derecho a su comisión por intermediación.
  2. Que el viajero haya pagado directamente en la agencia de viajes su estancia, con lo que el hotel le gactura a dicha agencia y le descuenta la correspondiente comisión.

Los Gastos en la contabilidad hotelera

Los gastos por compras de aprovisionamientos se pueden clasificar en cuentas diferentes para tener la contabilidad más ordenada:

  • Compras de alimentos.
  • Compras de bebidas.
  • Compras de combustibles.

Las comisiones a agencias de viajes por intermediar las registrarán en la cuenta de gasto correspondiente. Por ejemplo, «comisiones a agencias de viajes».

Los hoteles cuyo modelo de negocio sea la franquicia tendrán que registrar el gasto por canon de franquicia.

En ocasiones este canon tiene un componente fijo y otro variable que depende por ejemplo de la ocupación, por lo que se crearían dos cuentas para cada concepto.

Debido a que la producción de un hotel es intensa en factor trabajo, una parte importarte de sus gastos la componen los sueldos y salarios.

Las reservas que los clientes realizan a las agencias de viajes no se contabilizan como anticipo de clientes sino como depósitos recibidos a corto plazo (pasivo).

De hecho, uno de los errores en que incurren muchas agencias de viajes es denominar a estos depósitos, que el Reglamento de las agencias de viajes denomina específicamente depósitos, como cantidades a cuenta.

Esta diferencia es importante debido a que una entrega a cuenta (anticipo de clientes) sí devenga IVA y genera la obligación de ingresar el impuesto en el momento en que se cobre dicho concepto.

Aspectos diferenciadores del Balance en el sector hotelero

Contabilidad de las agencias de viajes. Con respecto a la empresa en general, el balance de situación de un hotel presenta ciertas diferencias como las detalladas a continuación:

Las existencias

En las agencias de viajes las existencias no son abundantes y como mucho poseen material de oficina y de propaganda. En los hoteles encontramos una mayor variedad como las bebidas, comida, productos de limpieza, artículos de las habitaciones o combustibles.

Los clientes

La problemática del saldo de los clientes es muy variada en la contabilidad hotelera. Las expectativas de cobro por operaciones que constituyen la actividad principal de la empresa se registran en cuentas de Clientes.

Por otra parte, las expectativas de cobro por operaciones que no forman la actividad principal del hotel se incluyen en cuentas de Deudores.

El Activo Fijo

En la contabilidad de los hoteles un activo muy característico son la vajilla, lencería, cristalería, etc. Hay distintas opciones respecto a su contabilización y amortización. Incluso hay quien no lo trata como si fueran inmovilizado y lo contabilizan como gasto del ejercicio.

En cualquier caso, su permanencia en el hotel suele ser superior al año por lo que sí se deberían tratar como inmovilizados y no como gastos.

En lo que respecta a las agencias de viaje, su inmovilizado representa un porcentaje muy pequeño respecto a su activo total.

Un elemento que se puede destacar es el pago del canon inicial de franquicia que debe registrarse como un activo intangible.

 

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